Füge eine E-Mail-Adresse deiner eigenen Domain als Kanal in Swat.io hinzu, um E-Mails direkt als Tickets zu empfangen und beantworten zu können. Dieses Feature ist Teil unseres Custom-Pakets und die Einbindung erfordert entsprechende Zugriffsrechte.
Info: Um auf die Workspace-Einstellungen zugreifen oder einen neuen Kanal zu Swat.io hinzufügen zu können, benötigst du die Berechtigung „Workspace-Manager“. Wenn du diese Berechtigung nicht hast, kontaktiere bitte einen Swat.io-Administrator.
E-Mail-Kanal anlegen
Um deine e-Mail-Adresse als neuen Kanal in Swat.io einbinden zu können, folge diesem Pfad:
Rufe die allgemeinen "Workspace-Einstellungen" links unten durch Klick auf deinen Account-Namen auf.
Dort findest du den Abschnitt "Kanäle".
Rechts oben befindet sich der Button "Kanal hinzufügen".
Navigiere im Abschnitt "Haupt-Kanäle" nach unten und wähle bei den "Inbox-Only"-Kanälen "Email" aus.
Im folgenden Pop-Up gib nun deine E-Mail-Adresse ein und stimme den Nutzungsbedingungen von Swat.io und Postmark (unserem Mail Service-Provider) zu.
Klicke auf Autorisieren.
Als weiteren Schritt gilt es nun die gewählte e-Mail-Adresse zu verifizieren.
Absender-Signatur verifizieren
Wechsle in dein E-Mail-Postfach.
Öffne die Bestätigungs-Mail
Klicke auf "Confirm Sender Signature".
Lade die Seite in Swat.io neu. Der Status der Absender-Signatur muss nach der Verifizierung nun auf "Verifiziert" stehen.
Reply-To priorisieren
In den Inbox-Einstellungen kannst du zusätzlich auch festlegen, ob Swat.io auf die im Reply-To-Feld angegebene Adresse oder auf den Absender antwortet:
Ist das Reply-To-Feld gefüllt, geht die Antwort direkt dorthin.
Bleibt dieses bei der Antwort leer, wird standardmäßig an den Absender geantwortet.
Wichtig: Gmail unterstützt keine abweichende Reply-To-Adresse. Nur Outlook und iCloud bieten diese Funktion an.
Unterstützung von Google Workspace Verteiler
Die e-Mail-Kanäle in Swat.io unterstützen es, Google Workspace Verteiler (Google Groups) in Swat.io als e-Mail Adressen zu hinterlegen. Dies bedeutet, dass du auch gemeinsame E-Mail-Adressen, die eingehende Nachrichten automatisch an mehrere definierte Mitglieder weiterleiten, hinterlegen kannst. So können Teams unter einer zentralen Adresse (z. B. support@firma.at) erreichbar sein, ohne dass jede einzelne Person angeschrieben werden muss.
Einrichtung:
Google Workspace Verteiler (z. B. support@firma.at) anlegen bzw. intern prüfen. Beachte, dass in den Einstellungen externe Absender erlaubt sein müssen und keine Moderation aktiviert sein darf.
Hinzufügen des Google e-Mail-Postfaches zu Swat.io (folge der Anleitung oben).
Richte im Google Workspace die Weiterleitung zu Swat.io ein indem du die Adresse in Swat.io dem Google Verteiler als Mitglied hinzufügst.
Sende eine externe Test-Mail an den Verteiler, um zu prüfen ob das Ticket in der Swat.io Inbox ordentlich erscheint, bzw. Absender und Betreff korrekt weitergeleitet werden.
Tipp: Wenn keine Mails eintreffen, liegt dies meist daran, dass externe Absender blockiert sind, oder die automatische Moderation aktiviert ist.