Mit der externen Freigabe können zum Beispiel Kund:innen von Agenturen oder etwa eine Rechts-Abteilung eines großen Unternehmens geplante Posts prüfen und freigeben, ohne einen direkten Swat.io-Zugang per Login zu benötigen. Die Funktion befindet sich aktuell in der Closed Beta und ist vorerst nur für ausgewählte Kunden aktiviert. Falls du sie in deinem Workspace nicht siehst, ist sie für dich noch nicht freigeschaltet.
Info: Dieses Feature ist Teil unserer Custom- und Agency-Pakete. Weitere Details zu den Paketen und den enthaltenen Features findest du hier.
Freigeberliste im Workspace einrichten
Nur Nutzer:innen mit der Berechtigung „Workspace-Manager" können die Freigeberliste verwalten. Wenn du diese Berechtigung nicht hast, wende dich bitte an einen Workspace-Manager oder Swat.io Admin in deiner Organisation.
So öffnest du die Freigeberliste:
Öffne die Kalender-Ansicht und klicke oben rechts in der Symbolleiste auf das Icon „Externe Freigabe";
Dann siehst du auf der rechten Seite die Freigeberliste;
Trage die E-Mail-Adresse jeder Person ein, die mit Freigabeberechtigung ausgestattet werden soll. Pro Workspace sind bis zu 10 Genehmigende möglich;
Im selben Menü können die Freigeber:innen auch jederzeit wieder aus der Liste entfernt werden:
Diese Personen erhalten dann einen direkten, gesicherten Zugang zum Freigabeportal, sobald der erste Post in ihre Warteschlange kommt. Die Freigeberliste ist immer nur pro Workspace gültig und ist so klar abgetrennt von anderen Swat.io-Workspaces.
Tipp: Über den Button „Copy portal link" im Freigabe-Menü kannst du das Freigabeportal direkt selbst testen, ohne eine externe Person einzubinden. Trage dich dafür kurz selbst in die Freigeberliste ein, kopiere den Link und öffne ihn in einem separaten Browser oder Inkognito-Fenster. Danach kannst du dich wieder aus der Liste entfernen, das hat keine Auswirkungen.
Posts zur externen Freigabe senden
Du kannst Posts auf zwei Wegen in die Freigabe-Warteschlange (Queue) einpflegen:
Direkt im Composer über den Button „Zur Freigabe senden";
In jeder Kalender-Ansicht durch Auswahl eines oder mehrerer zukünftiger Posts und Klick auf „For Approval" in der oberen Menüleiste;
Beim Klick auf den entsprechenden Button wird die Anfrage direkt an die entsprechenden Personen gesendet.
Beachte: Um einen Post zur Freigabe senden zu können, benötigst du die Berechtigung „Full" oder „Assigned Full". Mit „Assigned Full" kannst du ausschließlich Posts senden, die dir selbst zugewiesen sind.
Auch ein bereits zur Freigabe gesendeter Post kann erneut gesendet werden. Dabei startet der gesamte Freigabeprozess neu: Alle Freigeber:innen werden erneut benachrichtigt und ein zuvor extern freigegebener Post würde wieder auf „Wartet auf externe Freigabe" zurückgesetzt werden. Der Vorgang wird bei jedem Mal direkt im Aktivitäts-Protokoll des Posts vermerkt.
Wichtig: Ein gesendeter Post kann nicht aus der Warteschlange zurückgezogen werden, da die E-Mails direkt versendet werden. Wurde ein Post versehentlich gesendet, hinterlasse am besten eine Notiz am Post, damit das Team informiert ist. Notizen sind sowohl im Freigabeportal als auch im Aktivitäts-Protokoll des Posts in Swat.io sichtbar.
Freigabestatus in Swat.io
Beim jeweiligen Post siehst du in jeder Kalenderansicht sowie in der Post-Detailansicht im Publisher den zusätzlichen Status: „Wartet auf externe Freigabe".
Sobald die erste externe Person einen Post freigibt, wechselt der Status auf „Extern freigegeben". Weitere Freigeber:innen können danach weiterhin freigeben, jede einzelne Freigabe wird im Aktivitäts-Protokoll erfasst, ändert aber nichts mehr am bereits gesetzten Status.
Beachte: Dieser Status dient ausschließlich als Hinweis. Er ändert nicht den eigentlichen internen Freigabestatus des Posts und der Post wird dadurch nicht automatisch veröffentlicht. Die interne Freigabe und die Veröffentlichung bleiben in jedem Fall zusätzliche separate Schritte.
Details im Aktivitäts-Protokoll
Im Aktivitäts-Protokoll im Post Composer direkt neben der Post-Vorschau auf der rechten Seite, siehst du alle Ereignisse rund um die externe Freigabe: Das Hinzufügen zur Warteschlange, jede einzelne Freigabe mit Name der freigebenden Person und alle Kommentare, egal ob sie von Swat.io oder aus dem Freigabeportal stammen.
Einschränkungen
Freigaben laufen immer parallel. Es gibt keine festgelegte Reihenfolge und keine mehrstufigen Freigabeprozesse;
Der Magic Link zum öffnen des Freigabe-Portals läuft nach 7 Tagen ab. Ein abgelaufener Link führt automatisch zur Eingabe der E-Mail-Adresse, worüber ein neuer Link angefordert werden kann;
Die Sitzung im Freigabeportal läuft nach 30 Tagen ab;
Der externe Freigabestatus ändert nicht den internen Post-Status, eine Veröffentlichung erfolgt nur über Swat.io Nutzer:innen und nie automatisch;
@mentions sind in den Portal-Notizen nicht möglich;
Eine Freigabe ist immer nur pro Post möglich, nicht für den gesamten Kalender.
Häufig gestellte Fragen
Benötigen Freigeber:innen einen Swat.io-Zugang oder ein Login?
Nein. Sie öffnen den Magic-Link aus der E-Mail und werden direkt im Freigabeportal eingeloggt. Kein Passwort, kein Zugang, kein Login nötig. Die E-Mail-Adresse muss aber in der Freigeberliste des Workspace hinterlegt sein.
Kann festgelegt werden, dass alle freigeben müssen oder eine bestimmte Reihenfolge vorgegeben werden?
Die Freigabe erfolgt immer parallel: Wer als Erstes freigibt, setzt den Status auf „Extern freigegeben". Weitere Freigeber:innen können danach ebenfalls freigeben, das wird auch im Aktivitäts-Protokoll vermerkt, ändert den Status aber nicht mehr.
Der Post wurde freigegeben, wurde er dadurch automatisch veröffentlicht?
Nein. Der Freigabestatus wird zwar am Post angezeigt, die Veröffentlichung bleibt aber ein separater, manueller Schritt. Es gibt kein automatisches Veröffentlichen.
Swat.io Freigabeportal-Einführung für Freigeber:innen
Du wurdest von einer Person aus deinem Swat.io-Workspace eingeladen, einen Post zu prüfen und freizugeben? Dieser Abschnitt erklärt dir, wie das genau abläuft. Du benötigst dafür keinen eigenen Swat.io-Zugang.
So erhältst du Zugang:
Du erhältst eine E-Mail mit einem Magic-Link zum Freigabeportal, sobald der erste Post für dich zur Freigabe bereitsteht. Dieser Link ist vor dem Öffnen 7 Tage gültig;
Durch den Link in der E-Mail gelangst du direkt ins Freigabeportal und hast dort die Möglichkeit, Posts zu kommentieren und zu approven;
Beachte: Nach dem Öffnen des Magic-Links bleibt deine Sitzung für 30 Tage aktiv. Danach benötigst du einen neuen Link, den du dir über dieselbe E-Mail-Eingabe erneut zuschicken lassen kannst.
So funktioniert das Freigabeportal:
Alle Posts, die auf deine Freigabe warten, erscheinen in einer Warteschlange, sortiert nach dem nächsten geplanten Veröffentlichungs-Termin. Ist der geplante Termin eines Posts vorüber, verschwindet dieser automatisch aus deiner Warteschlange, unabhängig davon, ob du ihn freigegeben hast.
Um eine kanalgetreue Vorschau zu sehen, öffne einen Post über den Link. Bei Posts mit mehreren Bildern oder einem Video kannst du zwischen den Medien wechseln.
Klicke auf „Approve", um einen Post freizugeben. Eine bestätigte Freigabe kann nicht zurückgenommen werden. Du kannst aber jederzeit anstatt oder zusätzlich zur Freigabe einen Kommentar hinterlassen, zum Beispiel wenn du Rückfragen hast. Dein Kommentar erscheint direkt beim Team in Swat.io.
Beachte: In dieser Version gibt es ausschließlich die Aktion „Approve". Eine Ablehnung oder eine formale Änderungsanfrage ist nicht vorgesehen. Nutze dafür die Kommentarfunktion.
Häufig gestellte Fragen für Freigeber:innen
Muss ich mich registrieren oder ein Passwort vergeben?
Nein. Es reicht, dass deine E-Mail-Adresse in Swat.io hinterlegt ist. Zugang erhältst du ausschließlich über den Link in der E-Mail.
Mein Link funktioniert nicht mehr.
Magic Links laufen nach 7 Tagen ab. Öffnest du einen abgelaufenen Link, wirst du automatisch zur Eingabe deiner E-Mail-Adresse weitergeleitet und erhältst darüber einen neuen Magic Link per E-Mail.
Wird der Post automatisch veröffentlicht, wenn ich ihn freigebe?
Nein. Deine Freigabe wird dem Team angezeigt, die Veröffentlichung gibt letztendlich immer das Team in Swat.io selbst frei.