Mit der externen Freigabe können zum Beispiel Kund:innen von Agenturen oder etwa eine Rechts-Abteilung eines großen Unternehmens geplante Posts prüfen und freigeben, ohne einen direkten Swat.io-Zugang per Login zu benötigen.
Info: Dieses Feature ist Teil unserer Custom- und Agency-Pakete. Weitere Details zu den Paketen und den enthaltenen Features findest du hier.
Reviewer:innen für Workspace einrichten
Nur User:innen mit der Berechtigung "Workspace-Manager" können die Liste der Reviewer:innen verwalten. Wenn du diese Berechtigung nicht hast, wende dich bitte an einen Workspace-Manager oder Swat.io Admin in deiner Organisation.
So öffnest du die Review-Liste:
Öffne die Kalender-Ansicht und klicke oben rechts in der Symbolleiste auf das Icon „Externe Freigabe";
Auf der rechten Seite öffnet sich nun das Side-Panel mit der Übersicht zu den externen Reviewer:innen;
Trage die E-Mail-Adresse jeder Person ein, die mit einem Zugang zum externen Portal ausgestattet werden soll. Pro Workspace sind bis zu 10 Reviewer:innen möglich;
Wähle für jede Person über das Dropdown direkt unter der E-Mail-Adresse die passende Rolle: "Kann freigeben" oder "Nur Lesen" (mehr dazu im nächsten Abschnitt);
Im gleichen Side-Panel können Reviewer:innen jederzeit über das Papierkorb-Icon wieder entfernt werden.
Diese Personen erhalten dann einen direkten, gesicherten Zugang zum externen Review-Portal, sobald der erste Post in ihre Warteschlange kommt. Die Liste der Reviewer:innen ist immer nur pro Workspace gültig und damit klar von anderen Swat.io-Workspaces getrennt.
Tipp: Über den Button „Portal-Link kopieren" im Side-Panel „Externe Reviewer:innen" kannst du das externe Review-Portal direkt selbst testen, ohne eine externe Person einzubinden. Trage dich dafür kurz selbst in die Reviewer:innen-Liste ein, kopiere den Link und öffne ihn in einem separaten Browser oder Inkognito-Fenster. Danach kannst du dich wieder aus der Liste entfernen, das hat keine Auswirkungen.
Rollenvergabe im Side-Panel
Beim Hinzufügen von Reviewer:innen im Side-Panel legst du fest, welche Rolle die Person erhält:
Kann freigeben: Die Person kann Posts im externen Review-Portal kommentieren, einzeln freigeben und auch den finalen Status eines Posts manuell setzen. Sie wird auch im Freigabe-Zähler mitgezählt.
Nur Lesen: Mit diesen Rechten sieht die zugewiesene Person dieselben Posts, Kommentare und Details wie andere Reviewer:innen und erhält auch dieselben E-Mail-Benachrichtigungen, kann aber keine Freigabe-Aktionen ausführen. Reviewer:innen mit diesen Rechten zählen nicht zu den freigebenden Personen im Freigabe-Zähler.
Die Rolle von Reviewer:innen kann jederzeit im Side-Panel "Externe Reviewer:innen" angepasst werden.
Posts zum externen Review senden
Du kannst Posts auf zwei Wegen ins externe Review schicken:
In der Kalender-Ansicht durch Auswahl eines oder mehrerer zukünftiger Posts und Klick auf "Externes Review" in der oberen Menüleiste;
Direkt im geöffneten Post im Swat.io Composer über den Button "Externes Review" in der Menü-Leiste.
Beachte: Um einen Post zur Freigabe senden zu können, benötigst du die Berechtigung „Full" oder „Assigned Full". Mit „Assigned Full" kannst du ausschließlich Posts senden, die dir selbst zugewiesen sind.
Auch ein bereits gesendeter Post kann erneut gesendet werden. Dabei startet der gesamte Review-Prozess neu: Alle Reviewer:innen werden erneut benachrichtigt und auch ein zuvor gesetzter finaler Status wird wieder zurückgesetzt. Der Vorgang wird jedes Mal im Aktivitäts-Protokoll des Posts vermerkt.
Reviewer:innen pro Post auswählen
In beiden oben genannten Fällen öffnet sich eine Liste aller im Workspace registrierten Reviewer:innen zur Auswahl. Wähle die gewünschten Personen aus und sende die Anfrage über den entsprechenden Button. Die Anfrage wird direkt per E-Mail an die ausgewählten Personen versendet.
Über das Feld "Per E-Mail hinzufügen" kannst du im selben Schritt auch eine bisher nicht in der Liste enthaltene Person direkt als neuen Reviewer:in hinzufügen. Diese Person wird dadurch automatisch auch der Workspace-weiten Reviewer:innen-Liste hinzugefügt.
Nur die ausgewählten Personen erhalten eine Benachrichtigung und sehen den Post in ihrem externen Review-Portal. Der Freigabe-Zähler im Composer bezieht sich immer nur auf die tatsächlich ausgewählten Personen.
Beachte: Wird eine Person nachträglich aus der Reviewer:innen-Liste des Workspace entfernt, verliert sie auch den Zugriff auf bereits zugewiesene Posts. Die Posts bleiben für die übrig gebliebenen zugewiesenen Reviewer:innen weiterhin aktiv und bisherige Entscheidungen bleiben auch im Aktivitäts-Protokoll erhalten.
Review neu starten oder zurückziehen
Ein bereits gesendeter Post kann auch jederzeit wieder zurückgezogen werden bzw. das Review neu angestoßen werden. Dafür öffnest du den Post im Post-Composer und klickst in der Menüleiste auf den Button "Externes Review" oben in der Menüleiste. Wenn der Post bereits zum Review gesendet wurde, findest du dort die Optionen "Review neu starten" und "Aus dem Review zurückziehen" zur Auswahl.
"Review neu starten" setzt einen zuvor gesetzten finalen Status sowie alle bisherigen Einzelfreigaben zurück und benachrichtigt alle Reviewer:innen erneut, ohne den Post aus der Warteschlange zu entfernen.
Durch Klick auf "Aus dem Review zurückziehen" werden alle bisher gesammelten Einzelfreigaben gelöscht und der Post auf seinen ursprünglichen Zustand zurückgesetzt.
Das Zurückziehen ist nur pro einzelnem Post im Post-Composer möglich und nur solange der geplante Veröffentlichungszeitpunkt noch nicht in der Vergangenheit liegt. Auch dieser Vorgang wird im Aktivitäts-Protokoll vermerkt und löst eine E-Mail-Benachrichtigung an alle zuvor ausgewählten Reviewer:innen aus.
Freigabestatus in Swat.io
Beim jedem zur externen Freigabe gesendeten Post siehst du sowohl in der Kalenderansicht als auch im Post-Composer im Publisher den Status des externen Reviews mit einem Zähler, solange kein finaler Status gesetzt wurde. Wenn du mit dem Mauszeiger darüber fährst, siehst du eine Übersicht mit dem aktuellen Stand des Reviews und der einzelnen Reviewer:innen.
Jede Person mit der Rolle "Kann freigeben" kann einen Post individuell freigeben. Das ändert allerdings noch nicht automatisch den übergreifenden finalen Status des Posts. Dieser wechselt automatisch auf "Freigegeben", sobald alle zugewiesenen Reviewer:innen mit Freigabeberechtigung den Post freigegeben haben.
Unabhängig davon kann jede Person mit Freigabeberechtigung den finalen Status im Portal jederzeit manuell auf "Freigegeben" oder "Abgelehnt" setzen, auch wenn noch nicht alle Einzelfreigaben vorliegen. Reviewer:innen, die noch nicht reagiert haben, können ihre Einzelfreigabe auch nach einer manuellen Statusänderung noch nachreichen.
Beachte: Der externe Status dient ausschließlich als Hinweis. Er ändert nicht den internen Freigabestatus des Posts in Swat.io und der Post wird dadurch nicht automatisch veröffentlicht. Die interne Freigabe und die Veröffentlichung bleiben in jedem Fall zusätzliche, separate Schritte.
Details im Aktivitäts-Protokoll
Im Aktivitäts-Protokoll im Post Composer, direkt neben der Post-Vorschau auf der rechten Seite, siehst du alle Ereignisse rund um das externe Review: Das Hinzufügen zur Warteschlange, jede einzelne Freigabe mit Name der jeweiligen Person, jede manuelle Änderung des finalen Status sowie alle Kommentare, egal ob sie aus Swat.io oder aus dem externen Review-Portal stammen.
Beachte: Um per E-Mail oder In-App-Benachrichtigung über neue Kommentare und Freigaben aus dem externen Review informiert zu werden, muss in den Benachrichtigungs-Einstellungen in Swat.io die Option "Aktivitätsprotokoll-Kommentare" aktiviert sein.
Einschränkungen
Reviews laufen immer parallel. Es gibt keine festgelegte Reihenfolge und keine mehrstufigen Freigabeprozesse;
Der Magic Link zum Öffnen des externen Portals läuft nach 7 Tagen ab. Ein abgelaufener Link führt automatisch zur Re-Authentifizierung des Portal-Zugangs. Die Sitzung im externen Review-Portal läuft nach 30 Tagen ab;
Der externe Review-Status ändert nicht den internen Post-Status, eine Veröffentlichung erfolgt nur über Swat.io-Nutzer:innen und nie automatisch;
@mentions sind in den Portal-Notizen nicht möglich;
Ein Review ist immer nur pro einzelnem Post möglich, nicht mehrere Posts gemeinsam.
Häufig gestellte Fragen
Benötigen Reviewer:innen einen Swat.io-Zugang oder ein Login?
Nein. Sie öffnen den Magic-Link aus der E-Mail und werden direkt im externen Review-Portal eingeloggt. Kein Passwort, kein Zugang, kein Login nötig. Ihre E-Mail-Adresse muss aber in der Liste der Reviewer:innen des Workspace hinterlegt sein.
Wie wirkt sich die Rolle "Nur Lesen" auf das Review aus?
Reviewer:innen mit dieser Berechtigung sehen dieselben Posts und Kommentare wie alle anderen und erhalten dieselben E-Mail-Benachrichtigungen. Sie können aber weder Posts freigeben, noch den finalen Status setzen. Sie können aber Kommentare im Aktivitäts-Protokoll hinterlassen.
Kann bei der Freigabe eine Reihenfolge festgelegt werden?
Einzelfreigaben erfolgen immer parallel und es gibt keine vorgegebene Reihenfolge. Der finale Status wechselt automatisch auf "Freigegeben", sobald entweder alle Reviewer:innen mit Freigabeberechtigung zugestimmt haben. Er kann aber auch jederzeit von jeder Person mit Freigabeberechtigung manuell gesetzt werden, unabhängig vom Stand der Einzelfreigaben.
Kann ich für einen bestimmten Post auch eine Person hinzufügen, die noch nicht in der Reviewer:innen-Liste steht?
Ja, direkt im Sende-Dialog über das Feld "Per E-Mail hinzufügen". Die Person wird dadurch automatisch auch der Workspace-weiten Reviewer:innen-Liste hinzugefügt.
Kann ein Post wieder aus dem externen Review zurückgezogen werden?
Ja. Über den Button "Externes Review" im Post-Composer kann ein bereits zur Überprüfung gesendeter Post über die Option "Aus dem Review zurückziehen" zurückgezogen werden, solange der geplante Termin noch nicht in der Vergangenheit liegt. Dabei werden alle bisherigen Einzelfreigaben gelöscht.
Der Post wurde freigegeben, wird er dadurch automatisch veröffentlicht?
Nein. Der finale Status wird zwar am Post angezeigt, die Veröffentlichung bleibt aber ein separater, manueller Schritt in Swat.io für User:innen mit Swat.io Zugang.
Interaktive Demo
So funktioniert die externe Freigabe von Posts.
Klick dich in wenigen Schritten selbst durch den Ablauf, vom Einladen neuer Reviewer:innen bis zum freigegebenen Post. Ideal, um sich über alle Funktion einen Überblick zu verschaffen, bevor du die Freigabe selbst einrichtest: