Du wurdest von einer Person aus deinem Swat.io-Workspace eingeladen, einen Post zu prüfen und freizugeben? Dieser Artikel erklärt dir, wie das genau abläuft. Du benötigst dafür keinen eigenen Swat.io-Zugang.
Zugang zum Freigabe-Portal
Du erhältst eine automatische E-Mail von Swat.io mit einem Magic-Link zum externen Portal, sobald dich jemand aus dem Swat.io-Workspace als Reviewer:in einträgt und dir den ersten Post zur Freigabe zuweist. Dieser Link ist vor dem Öffnen 7 Tage gültig. Durch den Klick auf diesen Link gelangst du direkt ins Portal.
Beachte: Nach dem Öffnen des Magic-Links bleibt deine Sitzung für 30 Tage aktiv. Danach benötigst du einen neuen Link, den du dir über dieselbe E-Mail-Eingabe erneut zusenden lassen kannst.
So funktioniert das externe Portal
Alle Posts, bei denen deine Freigabe erwünscht ist, erscheinen in einer Übersicht direkt beim Klick auf den Link in der E-Mail. Du findest dort die Tabs "Alle", "Ausstehend", "Freigegeben" und "Abgelehnt", jeweils sortiert nach dem nächsten geplanten Veröffentlichungs-Termin. Ist der geplante Veröffentlichungs-Termin eines Posts vorüber, verschwindet dieser automatisch aus deiner Übersicht, unabhängig vom gesetzten Status.
Klicke auf einen Post, um eine kanalgetreue Vorschau zu sehen. Bei Posts mit mehreren Bildern oder einem Video kannst du zwischen den Medien jederzeit wechseln. Auf der rechten Seite kannst du außerdem eine Notiz hinterlassen, die auch für das Team, das in Swat.io arbeitet, sichtbar ist.
Wenn dir in Swat.io die Rolle "Kann freigeben" zugeteilt wurde, kannst du folgende Aktionen ausführen:
Den Post einzeln freigeben (Klick auf den entsprechenden Button unten in der Detail-Ansicht);
Den finalen Status des Posts über das Dropdown "Finaler Status" oben manuell auf "Freigegeben" oder "Abgelehnt" setzen. Diese Aktion ist unabhängig vom Stand der ausstehenden Einzelfreigaben.
Mit der Rolle "Nur Lesen" stehen dir dieselben Ansichten zur Verfügung, die Freigabe-Buttons werden aber nicht angezeigt. Du kannst aber jederzeit Kommentare im Aktivitätenprotokoll des Freigabe-Portals hinterlassen, die auch das Team in Swat.io sieht.
Mit der Rolle "Nur Lesen" stehen dir dieselben Ansichten zur Verfügung, die Freigabe-Buttons werden aber nicht angezeigt. Du kannst aber jederzeit Kommentare hinterlassen, die im Aktivitäts-Protokoll des externen Portals gespeichert werden, aber auch direkt in Swat.io für das Team sichtbar sind.
[PLATZHALTER GIF: External Approval Flow 3 DE]
Beachte: Eine bereits abgegebene Einzelfreigabe kann nicht zurückgenommen werden. Der finale Status eines Posts kann jedoch jederzeit von jeder Person mit Freigabeberechtigung erneut geändert werden.
Häufig gestellte Fragen für Reviewer:innen
Muss ich mich registrieren? Wo finde ich mein Passwort?
Nein. Es ist ausreichend, dass die Kolleg:innen, die in Swat.io arbeiten, deine E-Mail-Adresse als Reviewer:in hinterlegen. Zugang erhältst du ausschließlich über den Link in der E-Mail. Es ist kein gesondertes Passwort nötig.
Mein Link funktioniert nicht mehr.
Magic Links laufen nach 7 Tagen ab. Öffnest du einen abgelaufenen Link, wirst du automatisch zur Eingabe deiner E-Mail-Adresse aufgefordert und erhältst darüber einen neuen Magic Link per E-Mail.
Wird der Post automatisch veröffentlicht, sobald der finale Status auf "Freigegeben" steht?
Nein. Der finale Status wird dem Team angezeigt, die Veröffentlichung gibt letztendlich immer das Team in Swat.io selbst frei.
Info: Bist du selbst Teil eines Swat.io-Workspace und möchtest wissen, wie du Reviewer:innen einrichtest und Posts zum Review sendest? Diese Informationen findest du im Artikel Externe Freigabe von Posts.