Willkommen bei Swat.io! 🎉
Damit du und dein Team sofort loslegen könnt, haben wir die Einrichtung in 5 essenzielle Schritte unterteilt. Dieser Guide führt dich durch die Basis-Konfiguration, damit sich deine Inbox und dein Kalender mit Leben füllen.
1. Die Basis: Kanäle verbinden
Ein leerer Workspace macht keinen Spaß. Damit du Beiträge planen und Nachrichten empfangen kannst, müssen wir zuerst deine Social Media Kanäle mit Swat.io verbinden:
Klicke links unten auf dein Profilbild und öffne die Einstellungen.
Navigiere zu Workspace > Kanäle und klicke rechts oben auf "Kanäle hinzufügen".
Wähle das gewünschte Netzwerk (z.B. Facebook, Instagram, LinkedIn) aus.
Folge dem Authentifizierungs-Prozess und füge deinen Kanal in Swat.io hinzu.
Wichtig: Um die Verbindung herzustellen, benötigst du mindestens die Berechtigung als Workspace-Manager in Swat.io sowie Administrator-Rechte auf der jeweiligen Social-Media-Plattform der Kanäle, die du verbinden möchtest.
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2. Das Team: Kollegen einladen
Swat.io ist ein Kollaborationstool. Lade dein Team ein, um gemeinsam an Inhalten zu arbeiten und Freigabeprozesse zu nutzen.
Gehe dazu wieder in die Einstellungen und wähle Administration > Benutzer > User hinzufügen (links oben), wenn du ein Mitglied neu zur Organsisation hinzufügen möchtest.
Wenn das Mitglied bereits teil der Organisation ist und einem bestimmten Workspace hinzugefügt werden soll, dann wähle in den Einstellungen Workspace > Mitglieder > Mitglieder hinzufügen.
Hier kannst du auch festlegen, wer welche Rechte bekommt. In den Administrations-Einstellungen auf Organisations-Ebene legst du fest, welches Mitglied Zugriff auf einen Workspace hat und in den Workspace-Einstellungen legst du die Rechte für die einzelnen Kanäle fest (z.B. wer darf einen "Post veröffentlichen", wer darf nur "Entwürfe erstellen" und wer "nur lesen").
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3. Content planen: Der Publisher
Der Publisher ist deine redaktionelle Kommandozentrale. Hier hast du nicht nur den Überblick über alle geplanten Beiträge, sondern erstellst Inhalte für alle Kanäle an einem Ort.
Das und vieles mehr kannst du hier tun:
Beiträge erstellen (Composer): Klicke auf den Button "Erstellen" oder auf das Plus-Symbol in deiner Kalender-Ansicht, um den Composer zu öffnen. Hier schreibst du Texte, lädst Bilder oder Videos hoch. Je nachdem, welches Netzwerk du auswählst stehen dir unterschiedliche Post-Typen (z.B. Foto, Video, Reel, etc.) zur Verfügung.
Formatvorgaben automatisch prüfen: Jedes Netzwerk hat strenge Regeln für Bildgrößen, Videolängen oder Seitenverhältnisse.
Der Composer zeigt dir die technischen Spezifikationen direkt beim Upload an.
Sollte eine Datei nicht passen (z.B. falsches Seitenverhältnis bei einem Reel), warnt dich Swat.io mit einem blauen Hinweis, noch bevor du einen Post freigibst und dieser anschließend nicht veröffentlicht werden kann.
Vorschau & Freigabe: Rechts im Composer siehst du immer eine Vorschau, wie der Beitrag auf dem Smartphone deiner Community aussehen wird. Nicht jeder Post muss sofort online gehen. Du kannst Beiträge auch als Entwurf speichern oder zur Freigabe an Kollegen zuweisen. Der farbliche Status im Kalender (z.B. Gelb für "Vorgeschlagen", Grün für "Freigegeben") zeigt dir immer den aktuellen Stand des Posts an.
Aktivitätsprotokoll nutzen: Rechts im Composer neben der Vorschau findest du das Aktivitätsprotokoll. Hier hältst du Notizen für dein Team fest, erwähnst Kolleg:innen per @mention und siehst auf einen Blick, ob ein Post erfolgreich veröffentlicht wurde oder warum er fehlgeschlagen ist.
Effizienz durch Duplizieren: Wenn du einen Post auf mehreren Plattformen veröffentlichen möchtest, musst du ihn nicht mehrmals neu erstellen.
Erstelle den Post zunächst für einen Kanal (z.B. LinkedIn).
Nutze die Duplizieren-Funktion, um ihn mit einem Klick auf weitere Kanäle (z.B. Facebook) zu kopieren.
Dabei kannst du entscheiden, ob die Post-Inhalte bei Änderungen synchron mit allen duplizierten Posts bleiben sollen oder ob du sie individuell anpassen möchtest.
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4. Community Management: Die Inbox
In der Inbox landen Kommentare, Erwähnungen und Privatnachrichten deiner Community. Swat.io arbeitet hier ticket-basiert: Jeder Post, bzw. jede Konversation entspricht einem Ticket, das einzelne User:innen-Kommentare enthält und bearbeitet werden muss.
So arbeitest du effizient:
Ticket-System: Jeder Post wird zu einem "Ticket". Das garantiert, dass nichts übersehen wird. Ein Ticket bleibt so lange "offen", bis du es aktiv bearbeitest und archivierst. Einzelne Kommentare werden immer mit eindeutigen Kommentarnummern der User:innen versehen.
Reagieren & Interagieren: Du kannst direkt aus Swat.io antworten, Kommentare liken oder (falls nötig) verbergen oder löschen. Die jeweiligen Funktionen sind abhängig vom Netzwerk und den Schnittstellenmöglichkeiten. Genauere Infos dazu findest du hier in unser Help Center.
Interne Zusammenarbeit: Brauchst du Hilfe bei einer Antwort? Du kannst Tickets analog wie beim Publisher an Kollegen zuweisen oder interne Notizen hinterlassen. Diese sieht nur dein Team, aber nicht die Person auf Social Media, die das Kommentar verfasst hat. Auch hier wird alles im Aktivitätsprotokoll festgehalten.
Inbox Zero: Sobald eine Nachricht beantwortet oder als gelesen markiert wurde, klickst du auf das Häkchen "Archivieren". Dein Ziel ist immer eine leere Inbox, "Inbox Zero", das Zeichen dafür, dass deine Community bestens betreut ist. Sollte in einem archivierten Ticket ein neuer Kommentar eingehen, wandert das Ticket automatisch wieder in die Inbox für "Neue Tickets".
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5. Abrechnung: Plan & Rechnungen
Damit im Hintergrund alles glattläuft, findest du in den Einstellungen unter Abrechnung alle Infos zu deinem aktuellen Plan und deinen Rechnungen.
Hier verwaltest du das Finanzielle:
Der volle Überblick (Dashboard): Auf der Abrechnungsseite siehst du übersichtlich gegliedert alle infos zu deiner aktuellen Swat.io-Lizenz. Du erkennst auf einen Blick, wie viele Kanäle und Benutzer in deinem Paket enthalten sind und ob du noch Luft nach oben hast.
Plan anpassen (Upgrades & Downgrades): Dein Team wächst oder du brauchst mehr Power?
Upgrade: Du kannst jederzeit dein Paket hochstufen und ab unserem Large-Paket zusätzlich ganz individuell weitere Kanäle, Workspaces oder User-Lizenzen zu deinem bestehenden Paket hinzufügen. Die Anpassung erfolgt sofort.
Downgrade: Falls du Ressourcen reduzieren möchtest, kannst du jederzeit dein Paket downgraden oder nicht mehr benötigte Add-ons wie die Inbox oder unsere Insights entfernen. Die Änderungen werden auf deiner Rechnung ab dem nächsten Abrechnungszeitraum berücksichtigt.
Rechnungen & Zahlungsdaten: Hier findest hier eine lückenlose Historie aller bisherigen Zahlungen. Jede Rechnung kannst du direkt als PDF herunterladen. Außerdem findest du hier auch eine Übersicht deines Abrechnungszeitraums, den Zahlungsinformationen und deiner Zahlungsmethode.
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