Willkommen bei Swat.io! 🎉
Damit du und dein Team sofort loslegen könnt, haben wir die Einrichtung in 5 essenzielle Schritte unterteilt. Dieser Guide führt dich durch die Basis-Konfiguration, damit sich deine Inbox und dein Kalender mit Leben füllen.
1. Die Basis: Kanäle verbinden
Ein leerer Workspace macht keinen Spaß. Damit du Beiträge planen und Nachrichten empfangen kannst, müssen wir zuerst deine Social Media Kanäle mit Swat.io verbinden.
Klicke links unten auf dein Profilbild und wähle Einstellungen.
Navigiere zu Workspace > Kanäle und klicke rechts oben auf Kanäle hinzufügen.
Wähle das gewünschte Netzwerk (z.B. Facebook, Instagram, LinkedIn) aus.
Folge dem Authentifizierungs-Prozess und füge deinen Kanal in Swat.io hinzu.
Wichtig: Du benötigst auf den jeweiligen Plattformen Administrator-Rechte für deine Kanäle, um die Verbindung herzustellen.
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2. Das Team: Kollegen einladen
Swat.io ist ein Kollaborationstool. Lade dein Team ein, um gemeinsam an Inhalten zu arbeiten und Freigabeprozesse zu nutzen.
Gehe dazu wieder in die Einstellungen und wähle Administration > Benutzer > Benutzer hinzufügen, wenn du einen User auf Organsisations-Ebene hinzufügen möchtest.
Oder wähle in den Einstellungen Workspace > Mitglieder > Mitglieder hinzufügen, wenn du einen User auf Workspace-Ebene hinzufügen möchtest.
Hier kannst du auch festlegen, wer welche Rechte hat. Auf Organisations-Ebene legst du fest, welcher User Zugriff auf einen Workspace hat und auf Workspace-Ebene die Rechte für die einzelnen Kanäle (z.B. wer darf einen Post veröffentlichen und wer darf nur Entwürfe erstellen).
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3. Content planen: Der Publisher
Der Publisher ist deine redaktionelle Kommandozentrale. Hier hast du nicht nur den Überblick über alle geplanten Beiträge, sondern erstellst Inhalte für alle Kanäle an einem Ort.
Das alles kannst du hier tun:
Beiträge erstellen (Composer): Klicke auf den Button "Erstellen" oder auf das Plus-Symbol in deiner Kalender-Ansicht, um den Composer zu öffnen. Hier schreibst du Texte, lädst Bilder oder Videos hoch. Je nachdem, welches Netzwerk du auswählst stehen dir unterschiedliche Post-Typen (z.B. Foto, Video, Reel, etc.) zur Verfügung.
Vorschau & Freigabe: Rechts im Composer siehst du immer eine Vorschau, wie der Beitrag auf dem Smartphone deiner Community aussehen wird. Nicht jeder Post muss sofort online gehen. Du kannst Beiträge als Entwurf speichern oder zur Freigabe an Kollegen zuweisen. Der farbliche Status im Kalender (z.B. Gelb für "Vorgeschlagen", Grün für "Freigegeben") zeigt dir immer den aktuellen Stand an.
Formatvorgaben automatisch prüfen: Jedes Netzwerk hat strenge Regeln für Bildgrößen, Videolängen oder Seitenverhältnisse.
Der Composer zeigt dir die technischen Spezifikationen direkt beim Upload an.
Sollte eine Datei nicht passen (z.B. falsches Seitenverhältnis bei einem Reel), warnt dich Swat.io sofort, damit du es korrigieren kannst, bevor du den Post einplanst und anschließend nicht veröffentlicht werden kann.
Effizienz durch Duplizieren: Wenn du einen Post auf mehreren Plattformen veröffentlichen möchtest , musst du ihn nicht mehrmals neu erstellen.
Erstelle den Post für einen Kanal (z.B. LinkedIn).
Nutze die Duplizieren-Funktion, um ihn mit einem Klick auf weitere Kanäle (z.B. Facebook) zu kopieren.
Dabei kannst du entscheiden, ob die Inhalte bei Änderungen synchron mit allen duplizierten Posts bleiben sollen oder ob du sie individuell anpassen möchtest.
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4. Community Management: Die Inbox
In der Inbox landen Kommentare, Erwähnungen und Privatnachrichten deiner Community. Swat.io arbeitet hier ticket-basiert: Jede Nachricht ist ein Ticket, das bearbeitet werden muss.
So arbeitest du effizient:
Ticket-System: Jede eingehende Nachricht wird zu einem "Ticket". Das garantiert, dass nichts übersehen wird. Ein Ticket bleibt so lange "offen", bis du es aktiv bearbeitest und archivierst.
Reagieren & Interagieren: Du kannst direkt aus Swat.io antworten, Kommentare liken oder (falls nötig) verbergen oder löschen. Die jeweiligen Funktionen sind abhängig vom Netzwerk und den Schnittstellenmöglichkeiten. Genauere Infos dazu findest du hier in unser Help Center.
Interne Zusammenarbeit: Brauchst du Hilfe bei einer Antwort? Du kannst Tickets an Kollegen zuweisen oder interne Notizen hinterlassen, die nur dein Team sieht, aber nicht der Kunde auf Social Media. Alles wird im Aktivitätsprotokoll festgehalten.
Inbox Zero: Sobald eine Nachricht beantwortet oder als gelesen markiert wurde, klickst du auf das Häkchen "Archivieren". Das Ticket verschwindet aus der offenen Ansicht. Dein Ziel ist eine leere Inbox "Inbox Zero" – das Zeichen dafür, dass deine Community bestens betreut ist.
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5. Abrechnung: Plan & Rechnungen
Damit im Hintergrund alles glattläuft, findest du in den Einstellungen unter Abrechnung alle Infos zu deinem aktuellen Plan und deinen Rechnungen.
Hier verwaltest du das Finanzielle:
Der volle Überblick (Dashboard): Auf der Abrechnungsseite siehst du sofort deinen aktuelle Lizenz. Du erkennst auf einen Blick, wie viele Kanäle und Benutzer in deinem Paket enthalten sind und ob du noch Luft nach oben hast.
Plan anpassen (Upgrades & Downgrades): Dein Team wächst oder du brauchst mehr Power?
Upgrade: Du kannst jederzeit weitere Kanäle oder User-Lizenzen zu deinem bestehenden Paket hinzufügen. Die Anpassung erfolgt sofort. Ab dem Large-Paket hast du zusätzlich die Möglichkeit die Anzahl der Kanäle und User manuell anzupassen.
Downgrade: Falls du Ressourcen reduzieren möchtest, kannst du jederzeit dein Paket downgraden oder nicht mehr benötigte Add-ons wie die Inbox entfernen.
Rechnungen & Zahlungsdaten: Hier findest hier eine lückenlose Historie aller bisherigen Zahlungen. Jede Rechnung kannst du direkt als PDF herunterladen. Außerdem findest du hier auch eine Übersicht deines Abrechnungszeitraums, den Zahlungsinformationen und deiner Zahlungsmethode.
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