Die Sektion „Administration“ ist die zentrale Anlaufstelle unserer Self-Service-Kunden für die Verwaltung aller abrechnungsrelevanten Informationen und Einstellungen.
Nach erfolgreicher Erstellung eines Accounts in Swat.io, bzw. nach Eröffnung eines unverbindlichen Trials ist der Bereich automatisch für Administratoren verfügbar.
Info: Um auf die Administrations-Einstellungen zugreifen zu können, benötigst du Admin-Berechtigungen. Wenn du diese Einstellungen nicht in Swat.io sehen kannst, kontaktiere bitte einen Swat.io-Administrator.
Öffnen der Admin-Einstellungen
Rufe die Einstellungen links unten durch Klick auf deinen Account-Namen auf.
Navigiere dort zum Abschnitt Administration -> "Abrechnung" im Menü links unten:
Du kannst folgende Einstellungen einsehen und ändern:
Lizenz-Verwaltung: Über den Button „Lizenz ändern“ kannst du das gebuchte Paket up- oder downgraden.
Kanal-, User- und Workspace-Verwaltung: Ab dem Paket „Large“ können diese in der Nutzungsübersicht per „Verwalten“-Button hinzugefügt oder entfernt werden.
Alle Zahlungen im Blick: Im unteren Bereich wird der Zahlungsverlauf angezeigt. Hier sind vergangene Zahlungen, deren Status und Rechnungen zum Download aufgelistet.
Beachte: Während der Testphase kannst du kostenlos zwischen den Paketen wechseln. Zusätzliche Kanäle, User und Workspaces sind ab dem Paket „Large“ wählbar. Alle Änderungen werden erst nach der Testphase schlagend, wenn auch eine Zahlungsmethode hinterlegt wurde.
Zahlungsinformationen verwalten und hinzufügen
Auf der rechten Seite der Abrechnungsansicht findest du die Zahlungsinformationen.
Wichtig: Nach dem Einrichten deiner Zahlungsinformationen - egal ob beim Wechsel eines kostenlosen Trials in ein bezahltes Paket oder beim Wechsel von einem Enterprise- oder Custom-Paket in den Self-Service-Bereich (Small-, Medium-, Large-Pakete), musst du über den Button „Bestätige deine Lizenz" diese aktiv bestätigen (siehe Screenshot oben).
Diesen Button findest du auf der rechten Seite der Abrechnungsübersicht im Bereich „Zahlungsinformation", unterhalb von „Zahlungsmethode". Ohne diesen Schritt wird deine neue Lizenz nicht aktiviert.
Folgende Optionen findest du hier zusätzlich:
Ansehen und bearbeiten deiner gespeicherten Zahlungsoptionen
Zahlungsmethoden festlegen: Es kann eine primäre und sekundäre Zahlungsart definiert werden, z.B. Kreditkarte als primär und PayPal als sekundär. Bei Problemen mit der ersten wird auf die zweite Methode zurückgegriffen.
Unterstützte Zahlungsarten und Bearbeitung:
Kreditkarte
PayPal
SEPA-Lastschrift
Detaillierte Informationen zu den Zahlungsmöglichkeiten findest du hier.
USt-ID hinzufügen oder aktualisieren
Wenn du als Unternehmen innerhalb der EU tätig bist, kannst du deine USt-IdNr. (in den Zahlungsinformationen als „UID-Nummer" bezeichnet) hinterlegen. Das ist besonders für B2B-Kund:innen relevant, da die Angabe Einfluss auf die Umsatzsteuer-Behandlung deiner Rechnung hat.
Klicke in der linken Navigation unten in den Admin-Einstellungen auf Abrechnung;
In der rechten Übersicht im Bereich „Zahlungsinformation" klicke auf Bearbeiten;
Scrolle im Pop-Up nach unten und wähle bei UID-Nummer dein Land aus. Dann trage deine Nummer in das Feld ein.
Klicke auf Speichern um die Änderung zu übernehmen.
Was bedeutet "Reverse-Charge" für deine Rechnung?
Swat.io hat seinen Firmensitz in Österreich und verrechnet standardmäßig 20% MwSt auf alle Rechnungen. Hast du eine gültige UID-Nummer hinterlegt, wirst du als vorsteuerabzugsberechtigt eingestuft und deine Rechnung wird ohne MwSt (Nettobetrag) ausgestellt. Rechtsgrundlage dafür ist das Reverse-Charge-Verfahren gemäß EU-Regelung 2006/112/EG, Art. 44 und Art. 196, für grenzüberschreitende B2B-Dienstleistungen.
Wichtig ist, dass die UID-Nummer bereits vor deinem nächsten Abrechnungszeitpunkt eingetragen sein muss. Fügst du sie erst danach hinzu, greift das Reverse-Charge-Verfahren erst ab dem nächsten Abrechnungszeitraum. Beachte bitte, dass bereits ausgestellte Rechnungen final sind. Eine nachträgliche Steuerfrei-Stellung oder Stornierung mit Neuausstellung ist leider nicht möglich, unabhängig davon, wann die UID-Nummer eingetragen wird.
Hinzufügen neuer Zahlungsmethoden
Kreditkarte
PayPal
Nachdem du auf PayPal geklickt hast, wirst du zur Plattform selbst weitergeleitet, um dich einzuloggen und das Konto zu bestätigen.
Sepa Lastschrift-Mandat
Bei der Auswahl der Sepa-Lastschrift ist es zunächst nötig IBAN, Name und optional den Firmennamen einzugeben. Dies wird durch den Klick auf "Speichern" bestätigt und im System hinterlegt.
Nach dem Hinzufügen eines Sepa-Mandats folgt eine Bestätigung per E-Mail sowie etwa Wochen vor der ersten Abbuchung eine Info zum geplanten Bankeinzug.
Änderung des Abrechnungs-Intervalls
Du möchtest deine Abrechnung von monatlicher auf jährliche Zahlung um von den 10% Rabatt bei jährlicher Zahlungsweise zu profitieren? Dies kannst du direkt in deinen Admin-Einstellungen vornehmen.
So funktioniert’s:
Öffne die Einstellungen durch Klick auf deinen Account-Namen links unten.
Navigiere im linken Menü nach unten zum Menüpunkt Administration und klicke dort auf Abrechnung:
Klicke in der Mitte oben auf "Upgrade" und wähle im folgenden Fenster die jährliche Zahlungsweise mit 10% Rabatt auf den Gesamtpreis aus:
Bestätige die Änderung indem du auf Checkout klickst.
Beachte: Die Umstellung der Zahlungsart bzw. der Zahlungsinformationen wird jeweils zum nächsten Abrechnungszeitpunkt wirksam.