Automatisierungen helfen dir dabei, wiederkehrende Prozesse in der Inbox zu standardisieren. Im Bereich Automatisierungen stehen dir zwei Arten zur Verfügung:
Kommentarautomatisierungen, die KI-gestützt pro Kanal konfiguriert werden;
Regelbasierte Automatisierungen, die auf Basis von Schlagwörtern bestimmte Aktionen innerhalb einzelner Tickets automatisch auslösen.
Info: Um auf die Workspace-Einstellungen zugreifen zu können, benötigst du die Berechtigung „Workspace-Manager“. Wenn du diese Berechtigung nicht hast, kontaktiere bitte den Swat.io-Administrator.
Automatisierungen öffnen
Öffne die Einstellungen, indem du unten links auf deinen Usernamen klickst und dort im Menü die Einstellungen auswählst.
Wenn du die nötigen Rechte in Swat.io besitzt (mindestens Workspace-Manager), siehst du im linken Menü den Abschnitt „Workspace".
Klicke dort auf den Menüpunkt „Automatisierungen".
Kommentarautomatisierungen
Die Kommentarautomatisierungen werden pro Kanal konfiguriert und gelten ab dem Aktivieren für alle neuen Tickets eines Kanals. Folgende Einstellungen stehen zur Verfügung:
AI für Stimmungsanalyse
Die KI analysiert den Ton des Kommentars und setzt die Stimmung (Sentiment) automatisch als positiv 😊, neutral 😐 oder negativ 😞. Dies lässt sich in weiterer Folge in den Swat.io Insights auswerten:
Positiv: Freundlich, unterstützend oder lobend
Neutral: Sachlich, unklar oder weder positiv noch negativ
Negativ: Kritisch, abwertend oder negativ wahrgenommen
Falls keine klare Zuordnung möglich ist, wird keine Stimmung vergeben.
AI zum Markieren von Kommentaren als „gelesen"
Kommentare, die keine Reaktion erfordern, werden von der KI erkannt und automatisch als gelesen markiert – zum Beispiel reine Zustimmungen oder Danksagungen. Die Einstellung kann auf bestimmte Zeiträume (während oder außerhalb der Geschäftszeiten) beschränkt werden.
AI zum Verstecken von Kommentaren
Unangemessene Kommentare werden von der KI erkannt und automatisch verborgen – etwa bei Beleidigungen, Kraftausdrücken oder Hassrede. Sachliche Kritik wird dabei nicht verborgen. Optional steht ein passiver Modus zur Verfügung, bei dem die KI das Verbergen nur vorschlägt, ohne selbst zu handeln. Auch hier lässt sich ein Zeitrahmen festlegen.
Markiere Kommentare als gelesen, wenn sie ausschließlich Bilder, Videos oder GIFs enthalten
Kommentare, die ausschließlich Bilder, Videos oder GIFs enthalten, werden automatisch als gelesen markiert.
Markiere Kommentare als gelesen, wenn sie ausschließlich Erwähnungen, Emojis oder Satzzeichen enthalten
Kommentare, die ausschließlich Erwähnungen, Emojis oder Satzzeichen enthalten, werden automatisch als gelesen markiert.
Wichtig: Die Funktion basiert auf künstlicher Intelligenz und jede KI kann Fehler machen oder ungenaue Ergebnisse liefern. Wir empfehlen, die Ergebnisse regelmäßig zu prüfen. Unser Team arbeitet laufend daran, deren Genauigkeit zu optimieren.
Regelbasierte Automatisierungen
Automatisierungen prüfen eingehende Posts, Kommentare und Nachrichten auf definierte Schlagwörter und führen dann festgelegte Aktionen (z. B. Zuweisen, Markieren, Löschen) automatisch durch.
Tipp: Nutze das Platzhalter-Schlüsselwort *, um eine Automatisierung auf alle Inhalte eines Kanals anzuwenden.
Automatisierungen verwalten
Übersicht: Zeigt alle Automatisierungen eines Kanals.
Reihenfolge: Verschiebe die Aktionen per Drag & Drop, da diese der Reihe nach ausgeführt werden.
Status: Aktiviere oder deaktiviere über den Schalter rechts.
Aktionen: Bearbeiten (Stift-Icon) oder Löschen (Mülleimer-Icon).
Automatisierung hinzufügen
Wähle den Kanal aus und klicke auf Automatisierung hinzufügen.
Vergib einen Namen für deine Automatisierung.
Lege fest, ob sie immer, während Geschäftszeiten oder außerhalb läuft.
Schlagwörter definieren
Gib ein oder mehrere Wörter ein und bestätige mit Enter.
Suche in Posts, Kommentaren, privaten Nachrichten oder allen Inhalten.
Sucharten
Kompletter Text: Exakte Übereinstimmung mit dem gesamten Ausdruck, der mit „Enter" bestätigt wird. Der zu markierende Kommentar darf ausschließlich diesen einen Ausdruck enthalten.
Teilwort: Zum Beispiel findet der Suchbegriff „Kaffee" auch „Kaffeehaus".
Einzelwort: Nur das Wort selbst wird gefunden (bestätigt mit „Enter").
Info: Schlagwörter werden unabhängig von Groß-/Kleinschreibung und auch in @Handles gefunden.
Auszuführende Aktionen festlegen
Wähle eine oder mehrere Aktionen, die bei Treffer ausgeführt werden.
Automatisierungen für alle Kanäle:
Aktion vorschlagen (KI-basiert)
Benachrichtigen (Teammitglieder)
Als gelesen markieren
Zuweisen an Teammitglied
Ticket mit Stern markieren
Stimmung setzen (positiv/neutral/negativ)
Tag(s) hinzufügen
Kanal-spezifische Aktionen:
Facebook: Liken, Verbergen, Löschen
Instagram: Verbergen, Löschen
YouTube: Verbergen, Löschen
LinkedIn: Liken
Automatische Antworten:
Definiere eine Nachricht, die als Private Message geantwortet wird.
Facebook
Instagram
X
WhatsApp
E-Mail.
Zeitrahmen für Automatisierung
Immer;
Während Geschäftszeiten;
Außerhalb Geschäftszeiten.
Ausgeführte Automatisierungen prüfen
In der Ticket-Ansicht wird markiert, wenn eine Automatisierung ausgelöst wurde, eben dem Nutzernamen wird dann der Text "Automatisierung ausgeführt" angezeigt.
Klicke unter dem Kommentar auf "Details" um zu sehen, was für eine Automatisierung ausgelöst wurde und welche Stichwörter diese ausgelöst haben.
