Automatisierungen führen wiederkehrende Arbeitsschritte in deinen Swat.io-Kanälen automatisch aus, auf Basis von Schlagwörtern. So gestaltest du deine Arbeitsabläufe einfacher und effizienter.
Was sind Automatisierungen?
Automatisierungen prüfen eingehende Posts, Kommentare und Nachrichten auf definierte Schlagwörter und führen dann festgelegte Aktionen (z. B. Zuweisen, Markieren, Löschen) automatisch durch.
Tipp: Nutze das Platzhalter-Schlüsselwort *, um eine Automatisierung auf alle Inhalte eines Kanals anzuwenden.
Automatisierungen öffnen
Klicke auf Einstellungen → Workspace.
Wähle Inbox → Kanäle.
Scrolle im Kanal-Menü ganz nach unten zu Automatisierungen.
Bestehende Automatisierungen verwalten
Übersicht: Zeigt alle Automatisierungen eines Kanals.
Reihenfolge: Ziehe per Drag-and-Drop, da Aktionen nacheinander geprüft werden.
Status: Aktiviere oder deaktiviere über den Schalter rechts.
Aktionen: Bearbeiten (Stift-Icon) oder Löschen (Mülleimer-Icon).
Neue Automatisierung hinzufügen
Wähle den Kanal aus und klicke auf Automatisierung hinzufügen.
Vergib einen Namen für deine Automatisierung.
Lege fest, ob sie immer, während Geschäftszeiten oder außerhalb läuft.
Schlagwörter definieren
Gib ein oder mehrere Wörter ein und bestätige mit Enter.
Suche in Posts, Kommentaren, privaten Nachrichten oder allen Inhalten.
Sucharten:
Kompletter Text (exakte Übereinstimmung)
Teilwort (z. B. „kaffee“ findet „Kaffeehaus“)
Einzelwort (nur das Wort allein)
Info: Schlagwörter werden unabhängig von Groß-/Kleinschreibung und auch in @Handles gefunden.
Aktionen festlegen
Wähle eine oder mehrere Aktionen, die bei Treffer ausgeführt werden:
Für alle Kanäle
Aktion vorschlagen (KI-basiert)
Benachrichtigen (Teammitglieder)
Als gelesen markieren
Zuweisen an Teammitglied
Ticket mit Stern markieren
Stimmung setzen (positiv/neutral/negativ)
Tag(s) hinzufügen
Kanal-spezifische Aktionen
Facebook: Liken, Verbergen, Löschen
Instagram: Verbergen, Löschen
YouTube: Verbergen, Löschen
LinkedIn: Liken
Automatische Antworten
Legen eine vordefinierte Nachricht fest, die Swat.io als Private Message sendet – wählbar für Facebook, Instagram, X, WhatsApp und E-Mail.
Zeitpunkt: Immer, während oder außerhalb von Geschäftszeiten.
Ausgeführte Automatisierungen prüfen
In der Ticket-Ansicht wird markiert, wenn eine Automatisierung ausgelöst wurde.
Fahre mit der Maus über das Symbol, um Details zu sehen: ausgelöstes Schlagwort und ausgeführte Aktionen.
