Mit Inbox Templates kannst du vorgefertigte Textbausteine oder komplette Antworten erstellen und direkt in Tickets einfügen. Das können zum Beispiel häufig verwendete Antworten, Hinweise oder Signaturen sein. Mit Platzhaltern lassen sich diese zudem personalisieren. Alle hier zentral gespeicherten Inhalte sind für den gesamten Workspace verfügbar.
Info: Dieses Feature ist Teil unserer Large- und Custom-Pakete. Weitere Details zu den Paketen und den enthaltenen Features findest du hier.
Verwendung von Templates
Antwortvorlagen können in jedem Ticket beim Beantworten eines Kommentars oder einer Nachricht eingefügt werden. Klicke dazu auf den Button „Vorlage einfügen“ direkt unter dem Eingabefeld:
Solltest du beim Beantworten von Kommentaren hier keine Vorlagen vorfinden, dann wurden in den Workspace-Einstellungen noch keine Antwortvorlagen festgelegt.
Antwortvorlagen erstellen und bearbeiten
Info: Um auf die Workspace-Einstellungen zugreifen zu können, benötigst du die Berechtigung „Workspace-Manager“. Wenn du diese Berechtigung nicht hast, kontaktiere bitte den Swat.io-Administrator.
Öffne die Einstellungen, indem du unten links auf deinen Usernamen klickst und dort im Menü die Einstellungen auswählst.
Wenn du die nötigen Rechte in Swat.io besitzt, siehst du im linken Menü im Abschnitt "Workspace" den Menüpunkt "Inbox Templates".
Nach dem Klick auf „Vorlage hinzufügen“ kannst du dieser einen Titel geben und den Text der Vorlage eingeben. Ebenso siehst du hier auch in der Übersicht alle bestehenden Antwortvorlagen und kannst du diese dort bearbeiten oder löschen:
Tipp: Nutze bei der Erstellung neuer Vorlagen Platzhalter z. B. für den Namen des Users (Kommentar-Autor) oder den Namen des Swat.io-Users, der die Vorlage verwendet.
Verfügbare Platzhalter
Platzhalter | Bedeutung |
{{user_first_name}} | Vorname des Users, dem geantwortet wird |
{{user_last_name}} | Nachname des Users, dem geantwortet wird |
{{admin_first_name}} | Vorname des Swat.io Users |
{{admin_last_name}} | Nachname des Swat.io Users |
{{admin_initials}} | Initialen des Swat.io Users in Großbuchstaben |
{{admin_initials_lower}} | Initialen des Swat.io Users in Kleinbuchstaben |