Dieses Feature ist Teil unseres Enterprise-Pakets. Ob diese Funktion in deinem aktuellen Paket enthalten ist, siehst du unter diesem Link.
Wenn du den Abschnitt Workspace-Einstellungen in Swat.io nicht sehen kannst, hast du nicht die benötigten Rechte als Workspace-Manager. In diesem Fall wende dich an einen Kollegen mit den nötigen Berechtigungen.
Voraussetzung ist, dass eine E-Mail-Adresse mit einer privaten Domain verwendet wird. Es können keine E-Mail-Adressen mit öffentlichen Domains wie z.B. Gmail, Yahoo, Outlook etc. hinzugefügt werden.
Das Vorgehen zum Hinzufügen einer E-Mail-Adresse gliedert sich in folgende Schritte:
Hinzufügen eines E-Mail-Kanals
Einrichten der E-Mail-Weiterleitung
Hinzufügen eines E-Mail-Kanals in Swat.io
Um einen E-Mail Adresse zu Swat.io hinzuzufügen, rufe die allgemeinen Workspace-Einstellungen links unten auf und klicke auf "Kanäle". Dann findest du rechts oben den Button "Kanal hinzufügen":
Wähle hier den Kanaltyp "E-Mail":
In folgenden Pop-Up kannst du die E-Mail-Adresse eingeben und musst in weiterer Folge den Nutzungsbestimmungen zustimmen. Klicke dann auf "Autorisieren".
Danach wirst du automatisch zu den Einstellungen deines neuen E-Mail-Kanals weitergeleitet, wo deine Absender-Signatur verifiziert werden muss. Wechsle dazu in den Posteingang deines E-Mail-Accounts, dort solltest du bereits eine E-Mail von Postmark erhalten haben, in dieser musst du nur auf den Button "Confirm Sender Signature" klicken.
Postmark ist ein Drittanbieterservice, auf den wir zur Abwicklung des Emailempfangs und Emailversands zurückgreifen.
4. Wechsle nun zurück zu deinem E-Mail Kanal und lade die Seite neu. Deine Absender Signatur sollte nun verifiziert sein und der Status sollte nun wie folgt aussehen.
Einrichten der E-Mail-Weiterleitung für den neuen Kanal
Die E-Mail-Weiterleitung ist notwendig, um die eingehenden E-Mails als Tickets in Swat.io zu erhalten.
Die Einrichtung der E-Mail-Weiterleitung gestaltet sich je nach E-Mail-Provider etwas anders. Wähle die Anleitung daher je nachdem, ob du Gmail/GSuite oder Outlook 365 verwendest. Solltest du einen anderen Provider verwenden, kontaktiere bitte deine IT-Abteilung und bitte um Einrichtung der E-Mail-Weiterleitung.
"Reply-To"-E-Mail über den "From"-Header (Absender) priorisieren
Es ist möglich, dass der Absender der Email im Feld "Reply-To" umgeändert werden kann. Es kann hier ein alternativer Empfänger für eine Antwort angegeben werden. Wenn das "Reply To "-Feld eine E-Mail-Adresse enthält, wird die E-Mail Antwort aus Swat.io an diese Adresse gesendet. Wenn das Feld "Reply To" leer ist, wird die E-Mail-Antwort standardmäßig an den Absender gesendet.
Dies ist vor allem nützlich, wenn der erste Kundenkontakt über ein Kontaktformular entsteht. Über diese Einstellung ist es nun möglich, dass der Kunde direkt kontaktiert wird und die "Reply-To"-E-Mail übernommen wird.
Zudem ist es so mit dieser Funktion auch möglich, dass weitergeleitete E-Mails an einen anderen Empfänger gesendet werden können.
Diese Priorisierung lässt sich in den Inbox Einstellungen finden und kann jederzeit aktiviert oder deaktiviert werden:
Die Reply-To Funktion (Antwortadresse) wird von den meisten großen Email Service Providern angeboten. Ein alternativer Empfänger kann beispielsweise bei Outlook und iCloud festgelegt werden. Gmail bietet diese Funktion leider nicht an.
Weitere Informationen zur Generierung von Tickets findest du unter diesem Link.
Falls du noch weitere Fragen hast, zögere nicht unser Support Team entweder über den Chat oder via support@swat.io zu kontaktieren!