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Automatisierungen sind Arbeitsschritte, welche du auf Social Media Content in deinen Swat.io-Kanälen auf Basis von Schlüsselwortsuche definieren kannst.
Damit kannst du immer wieder auftretende Arbeitsschritte ausführen lassen und gestaltest deine Arbeitsabläufe einfacher und effizienter.

Du kannst Automatisierungen über das User Icon -> Einstellungen -> Inbox -> Kanäle für jeden deiner Kanäle verwalten und auch Neue hinzufügen:

Hier findest du eine Übersicht aller bestehenden Automatisierungen für einen bestimmten Kanal. Du kannst die Reihenfolge der Automatisierungen per Drag-und-Drop verändern. Bitte beachte, dass die Reihenfolge der Automatisierungen wichtig ist, da einige Aktionen (etwa "Löschen") mit sich bringen, dass nachfolgende Automatisierungen nicht mehr ausgeführt werden können.

Auf der rechten Seite kannst du bestehende Automatisierungen bearbeiten, löschen und aktivieren bzw. deaktivieren.

In diesem Beispiel ist die erste Automatisierung aktiv, die zweite ist deaktiviert.

Eine neue Automatisierung hinzufügen

Wähle dazu den Kanal aus, für welchen eine Automatisierung erstellt werden soll und klicke auf den Button "Automatisierung hinzufügen". Dies erstellt eine neue Automatisierung:

Nun kannst du einen Namen für deine Automatisierung festlegen.

Automatisierungen können je nach Art des Contents angewendet werden auf:

  • alle Inhalte

  • nur öffentliche Inhalte (aber keine Privatnachrichten)

  • nur Posts (aber keine Privatnachrichten und Kommentare)

  • nur Kommentare (aber keine Privatnachrichten und Posts)

  • nur private Nachrichten (aber keine Posts und Kommentare)

Anschließend kannst du noch angeben, ob deine Automatisierung immer aktiv sein soll, nur während der Geschäftszeiten des Kanals oder nur außerhalb der Geschäftszeiten. Bitte beachte, dass sich die Geschäftszeiten immer auf alle Automatisierungen eines Kanals beziehen, Geschäftszeiten können nicht für jede Automatisierung einzeln festgelegt werden.

Dann kannst du die Schlüsselwörter definieren, welche deine Automatisierung auslösen: Um ein neues Schlüsselwort zu definieren, gib dieses bitte ein und bestätige dieses mit der Enter-Taste.


Mit dem Schlüsselwort * gibst du an, dass die Automatisierung auf alle Inhalte angewendet werden soll.


Die Schlüsselwörter werden auch in Benutzernamen und @handles gesucht.
Schlüsselwörter werden unabhängig von Groß-/Kleinschreibung gefunden, das Schlüsselwort kaffee findet Kaffee / kaffee / kaFfEe / etc.

Es gibt drei Arten der Schlüsselwortsuche, zwischen welchen du wählen kannst:

  • Kompletter Text: das Wort kaffee wird nur gefunden, wenn es mit dem gesamten Inhalt des Posts/Kommentars übereinstimmt

  • Teilworterkennung: kaffee findet dann auch Kaffeehaus oder Arabicakaffeebohne

  • Einzelwort: nur das Wort kaffee innerhalb eines Posts/Kommentars wird gefunden

Aktionen zu deiner Automatisierung hinzufügen

Nun kannst du festlegen, welche Arbeitsschritte ausgeführt werden sollen, eine Mehrfachauswahl ist möglich.

Für alle Kanäle (inkl. Monitoring) verfügbare Aktionen

  • Aktion vorschlagen: diese Funktion ist KI-basiert und schlägt eine Aktion ab einem festgelegten Übereinstimmungsgrad vor

  • Benachrichtigen (hier ist aufgelistet, welche BenutzerInnen je nach ihren Berechtigungen eine Benachrichtigung erhalten)

  • Als gelesen markieren (dies kann nicht mit BenutzerInnen zuweisen kombiniert werden)

  • Einen bestimmten Benutzer/eine bestimmte BenutzerIn aus deinem Team zuweisen (dies kann nicht mit als gelesen markieren kombiniert werden)

  • Ticket mit Stern markieren: hebt das Ticket mit der Stern-Funktion hervor

  • Stimmung festlegen: vergibt für den Kommentar positive/neutrale/negative Stimmung

  • Tag(s) hinzufügen: markiert das Ticket mit dem/den gewählten Tag(s)

Für Facebook-Kanäle zusätzlich verfügbare Aktionen

  • Liken

  • Verbergen (der Kommentar wird verborgen, aber nicht gelöscht)

  • Löschen (der Kommentar wird unwiderruflich gelöscht)

Für Instagram-Kanäle zusätzlich verfügbare Aktionen

  • Verbergen (der Kommentar wird verborgen, aber nicht gelöscht)

  • Löschen (der Kommentar wird unwiderruflich gelöscht)

Für YouTube-Kanäle zusätzlich verfügbare Aktionen

  • Verbergen (der Kommentar wird verborgen, aber nicht gelöscht)

Für LinkedIn-Kanäle zusätzlich verfügbare Aktionen

  • Liken

Automatische Antworten (verfügbar für Facebook, Instagram, Twitter, Whatsapp und E-Mail-Kanäle): Du kannst eine vordefinierte Nachricht festlegen, die automatisch als private Nachricht an deine Fans in den sozialen Netzwerken gesendet wird. Du kannst wählen, wann diese Nachricht gesendet wird (während der Geschäftszeiten des Kanals, außerhalb der Geschäftszeiten oder immer).

Protokollierung ausgeführter Automatisierungen

Du kannst jederzeit nachvollziehen, welche Automatisierungen für deinen Content ausgeführt wurden.

Immer wenn eine Automatisierung ausgeführt wird, erhält der zugehörige Post/Kommentar bzw. die Privatnachricht in der Ticketansicht ein 🤖 Robotersymbol.

Wenn du mit der Maus über dieses Symbol fährst, werden dir detailliert alle Automatisierungen und die darin enthaltenen ausgeführten Aktionen aufgelistet.

Außerdem kannst du das Schlüsselwort sehen, welches die Automatisierung durch Übereinstimmung ausgelöst hat.

So kannst du jederzeit überprüfen, ob deine Automatisierung wie gewünscht arbeitet und auch jederzeit nachvollziehen, welche Aktionen automatisiert gesetzt wurden.

Falls du noch weitere Fragen hast, zögere nicht unser Support Team entweder über den Chat oder via support@swat.io zu kontaktieren!

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