Um den Tag-Manager zu sehen und benützen zu können, benötigst du die Berechtigung als Workspace-Manager. Du rufst ihn über das Einstellungs-Menü des jeweiligen Workspaces auf. Dort findest du unter dem Punkt “Allgemein” den Unterpunkt “Tags”.
Erstellen eines neuen Tags für den Workspace:
Durch Klick auf den Button “Tag erstellen” erscheint ein Popup in dem du den Namen eines neuen Tags eingeben kannst. Bereits vorhandene Tags mit ähnlichem Namen werden zur Übersicht angezeigt.
Mit Klick auf “erstellen” wird das Tag gespeichert und ist ab dem Zeitpunkt für alle in Inbox und Publisher verfügbar.
Dieses Feature ist Teil unseres Enterprise-Pakets. Ob diese Funktion in deinem aktuellen Paket enthalten ist, siehst du unter diesem Link.
“Nur vordefinierte Tags erlauben”:
Solltest du diese Einstellung aktivieren, dann ist es nicht möglich außerhalb des Tag-Managers Tags zu erstellen und zu verwalten. Du kannst so festlegen, dass das Tag-Management nur von Mitarbeitern mit ausreichenden Berechtigungen geschieht.
Es ist trotzdem für Mitarbeiter (Nicht-Workspace-Manager) möglich bereits vorhandene, bzw. im Tag-Manager neu erstellte Tags zu setzen, aber auch Tags von Tickets und Posts zu entfernen.
Ist “Nur vordefinierte Tags erlauben” deaktiviert, können alle User Tags auch direkt in der Action-Bar der Inbox erstellen:
Das Gleiche ist direkt im Publisher möglich, wenn “Nur vordefinierte Tags erlauben” deaktiviert ist:
Ordnen von Tags im Tag-Manager:
Durch Klick auf den Header der Tabelle kannst du die angezeigten Tags auf- oder absteigend ordnen:
Du kannst so zum Beispiel die Häufigkeit gewisser Tags direkt erkennen und zum Beispiel nicht verwendete Tags eliminieren.
Bearbeiten vorhandener Tags:
Die einzelnen Tags lassen sich durch einen Klick auf die drei Punkte bei jedem einzelnen Tag editieren:
Umbenennen: Beim Klick auf “Umbenennen” kannst du im erscheinenden Popup den Namen ändern.
Zusammenführen: Im hier folgenden Popup kannst du zwei unterschiedliche Tags zusammenführen. Du suchst hier dann einfach nach dem zweiten Tag, welchen du mit deiner Auswahl zusammenführen willst. Die Anzahl an Posts und Tickets, welche dadurch beeinflusst werden, siehst du direkt im Fenster. Einmal ausgeführt, kann diese Aktion nicht rückgängig gemacht werden.
Löschen: Hier lassen sich Tags einfach und schnell löschen. Die Anzahl an Posts und Tickets, welche dadurch beeinflusst werden, siehst du im Popup.
Tag als Teil einer Automatisierung:
Sollte ein Tag Teil einer Automatisierung sein und du willst dieses löschen oder mit einem anderen Tag zusammenführen, so erscheint eine Warnung als Popup, die dich auf das Tag als Teil der Automatisierung hinweist.
Um fortzufahren zu können, musst du die Automatisierung mit dem rot hervorgehobenen Link ändern (hierfür öffnet sich ein neues Fenster), oder die Aktion abbrechen. Wenn du die Automatisierung entsprechend geändert hast wird die Einstellungsseite des Tag-Managers automatisch aktualisiert und die Aktion kann in weiterer Folge ausgeführt werden.
Falls du noch weitere Fragen hast, zögere nicht unser Support Team entweder über den Chat oder via support@swat.io zu kontaktieren!